W ramach wdrożenia systemu eGroupWare: Dokonano konfiguracji wybranych modułów (Klient poczty, Adresy i kontakty, Kalendarz grupowy, Baza plików, CRM, Zarządzania projektami, Zarządzanie zasobami firmy, Wewnętrzny portal internetowy). Zdefiniowano grupy użytkowników i przydzielono im prawa dostępu do opcji systemu. Połączono Kalendarz z autorską aplikacją VBA, umożliwiającą generowanie raportów i dokumentów rozliczania czasu pracy na potrzeby projektów unijnych. Opracowano szczegółową instrukcję obsługi i przeszkolono pracowników.

Przeznaczeniem aplikacji Rozliczanie Czasu Pracy jest usprawnienie procesu planowania, ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy osób zatrudnionych w projektach (trenerów, doradców i pracowników administracyjnych) poprzez:

• generowanie indywidualnych miesięcznych dokumentów rozliczeniowych dla pracowników,
• generowanie zestawień zbiorczych,
• usprawnienie planowania miesięcznych obciążeń godzinowych pracowników,
• możliwość podglądu godzinowych obciążeń pracownika w wybranym okresie czasu,
• ułatwienie kontroli limitów obciążeń godzinowych pracowników.
• Aplikacja zrealizowana została w języku VBA i zsynchronizowana z bazą danych platformy eGroupWare.

Podstawowym źródłem danych dla aplikacji jest moduł Kalendarz systemu eGroupWare, w którym odbywa się bieżąca rejestracja czasu pracy zatrudnionych.

Aplikacja usprawniła ewidencjonowanie czasu pracy w firmie zatrudniającej około 500 osób, rozlokowanych w 20 grupach roboczych na obszarze kilku województw. Ewidencję bieżącą prowadzą kierownicy grup.

Aplikacja uruchamiana jest dwa razy w miesiącu. Na początku miesiąca następuje wygenerowanie elektronicznych arkuszy ewidencyjnych i rozesłanie ich do kierowników grup. Arkusze wyposażone są w liczne ułatwienia i zabezpieczenia przed błędami. Ostatniego dnia miesiąca następuje skomasowanie danych z wypełnionych arkuszy. Wtedy dla każdego pracownika zliczane są obecności (z podziałem na zmiany) oraz nieobecności (z wyszczególnieniem przyczyn). Następnie tworzone są wymagane zestawienia, statystyki i analizy.

Wdrożenie aplikacji usprawniło zarówno pracę kierowników w terenie, jak i osób ewidencjonujących czas pracy w Centrali. Wyeliminowało większość błędów, odciążyło od żmudnych obliczeń i przyspieszyło proces rozliczeniowy. Uzyskano oszczędność czasu rzędu 60% w terenie i 90% w Centrali.

W firmie jak opisana powyżej wdrożono też aplikację Rozliczanie Godzin Nadliczbowych (RCP), automatyzującą obliczanie wynagrodzeń za przepracowane godziny nadliczbowe.

Aplikacja uruchamiana jest dwa razy w miesiącu:

Pierwszego dnia miesiąca następuje automatyczne wygenerowanie 20 elektronicznych arkuszy ewidencyjnych i rozesłanie ich do kierowników grup, odpowiedzialnych za ich bieżące wypełnianie. Arkusze zawierają szereg ułatwień: wybór nazwiska, daty i kodu zdarzenia z list rozwijalnych, automatyczne wypełnianie danych identyfikacyjnych wybranego pracownika itp. Arkusz zlicza na bieżąco ilość zarejestrowanych godzin, segregując je na kategorie (dni robocze, soboty, niedziele, święta, noce) i pokazuje wysokość kwoty do zapłaty, dostarczając kierownikowi grupy informacji o aktualnym poziomie kosztów za pracę nadliczbową.

Ostatniego dnia miesiąca aplikacja komasuje dane ze wszystkich 20-tu arkuszy grupowych i generuje zbiorczą listę wynagrodzeń oraz zestawienia statystyczne, zależnie od bieżących potrzeb, np. przepracowane godziny/koszty wg kategorii (niedziele, święta, noce) lub kodów zdarzeń, porównanie kosztów godzin nadliczbowych w poszczególnych miesiącach itp.

Aplikacja nie tylko przyczyniła się do usprawnienia procesu rozliczeniowego i oszczędności czasowych (60% w terenie i 90% w Centrali), lecz także zmobilizowała kierowników grup do lepszej organizacji pracy w zespołach w celu ograniczenia pracy w godzinach nadliczbowych

Ponieważ aplikacje: Ewidencja Czasu Pracy (ECP) i Rozliczanie Godzin Nadliczbowych (RGN) na życzenie Klienta operują na niezależnych arkuszach grupowych, stworzono moduł Weryfikacja, wykrywający kolizje czasowe, polegające na wpisaniu pracownikowi godzin nadliczbowych w czasie jego normalnego dnia pracy. Źródłem informacji dla modułu są wypełnione arkusze ECP i RGN. Moduł analizuje wpisy w arkuszach obu aplikacji i generuje informację o kolizjach, podając: imię i nazwisko pracownika, datę i zakres pokrywających się godzin pracy. Aplikację uruchamia się w ostatnim ddniu miesiąca, proces weryfikacji trwa kilkanaście sekund. Oszczędność czasu osoby dokonującej weryfikacji po wdrożeniu modułu – 98%.

Zadaniem aplikacji jest przydział świadczeń pracowniczych przysługującym pracownikom na określonych odpowiednimi przepisami miejscu pracy. Aplikacja analizuje na koniec miesiąca wypełnione formularze Ewidencji Czasu Pracy i tworzy dla każdej z 20 grup terenowych listę pracowników wraz z liczbą przysługujących im świadczeń. Aplikacja uruchamiana jest jednokrotnie, jej czas pracy trwa tylko tyle, ile potrzeba na wydrukowanie 20 arkuszy zestawień. Oszczędność czasu w stosunku do “ręcznego” tworzenia list – 95%.

Na podstawie algorytmu wypracowanego podczas konsultacji z Klientem, aplikacja dzieli ogólną pulę pieniężną premii na poszczególnych (490) pracowników firmy. Algorytm uwzględnia: stanowisko i frekwencję pracownika, wskaźniki ekonomiczne grupy roboczej, do której należy pracownik, ocenę grupy przez dyrekcję, ocenę pracownika przez kierownika grupy itp. Propozycje kwot mogą być ręcznie korygowane przez osobę decyzyjną, przy czym aplikacja czuwa nad tym, by nie została przekroczona kwota ogólna.

Aplikacja umożliwia automatyczne rozsyłanie maili do grupy adresatów z wybranej listy ze zindywidualizowanymi załącznikami. Wykorzystywana jest do rozsyłania rachunków indywidualnych członkom wspólnoty mieszkaniowej, zestawień, list i formularzy różnych dla poszczególnych odbiorców.

Opracowano i wdrożono dwie aplikacje Excel VBA na potrzeby zarządzania Wspólnotą Mieszkaniową:

• Naliczanie miesięcznych opłat eksploatacyjnych właścicielom lokali wraz z automatycznym wydrukiem oraz mailingiem rachunków.
• Księgowanie przychodów i wydatków Wspólnoty z automatycznym przenoszeniem kwot do indywidualnych kartotek finansowych mieszkańców i podmiotów zewnętrznych.

Obie aplikacje generują raporty i zestawienia znacząco usprawniające zarządzanie finansami Wspólnoty.